Este obligatorie completarea informatiilor privind expeditia: date delegat, mijloc de transport pe avizul de insotire si pe factura (in cazul in care livrarea nu s-a facut pe baza avizului)?
Este obligatorie semnarea si stampilarea avizelor de insotire a marfii?”, acestea sunt intrebarile, adresate de unul dintre cititorii nostri, care au stat la baza analizei propuse astazi de unul dintre expertii nostri.
Raspunsul specialistului
Pct. 24 din anexa nr.1 la O.M.F.P. nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile mentioneaza ca: “Entitatile vor asigura un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile, astfel:
– persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente;
– fiecare document va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de entitate. In alocarea numerelor se va tine cont de structura organizatorica, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.;
– entitatile vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document;”
Potrivit art. 319, alin. (20) al Codului fiscal, factura cuprinde in mod obligatoriu urmatoarele informatii:
a) numarul de ordine, in baza uneia sau a mai multor serii, care identifica factura in mod unic;
b) data emiterii facturii;
c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, in masura in care aceasta data este anterioara datei emiterii facturii;
d) denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau, dupa caz, codul de identificare fiscala ale persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA, conform art. 316, ale reprezentantului fiscal;
f) denumirea/numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala al beneficiarului, daca acesta este o persoana impozabila ori o persoana juridica neimpozabila;
g) denumirea/numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal, precum si denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare prevazut la art. 316 ale reprezentantului fiscal;
h) denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute la art. 266 alin. (3) in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi;
i) baza de impozitare a bunurilor si serviciilor ori, dupa caz, avansurile facturate, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, in cazul in care acestea nu sunt incluse in pretul unitar;
j) indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate, exprimate in lei, in functie de cotele taxei;
k) In cazul in care factura este emisa de beneficiar in numele si in contul furnizorului, mentiunea “autofactura;”
l) In cazul in care este aplicabila o scutire de taxa, trimiterea la dispozitiile aplicabile din prezentul titlu ori din Directiva 112 sau orice alta mentiune din care sa rezulte ca livrarea de bunuri ori prestarea de servicii face obiectul unei scutiri;
m) In cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA, mentiunea “taxare inversa”;
n) In cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism, mentiunea “regimul marjei – agentii de turism”;
o) daca se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati, una dintre mentiunile “regimul marjei – bunuri second-hand”, “regimul marjei – opere de arta” sau “regimul marjei – obiecte de colectie si antichitati”, dupa caz;
p) In cazul in care exigibilitatea TVA intervine la data incasarii contravalorii integrale sau partiale a livrarii de bunuri ori a prestarii de servicii, mentiunea “TVA la incasare”;
r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeasi operatiune.
(21) Facturile emise in sistem simplificat in conditiile prevazute la alin. (12) si (13) trebuie sa contina cel putin urmatoarele informatii:
a) data emiterii;
b) identificarea persoanei impozabile care a livrat bunurile sau a prestat serviciile;
c) identificarea tipului de bunuri sau servicii furnizate;
d) suma taxei colectate sau informatiile necesare pentru calcularea acesteia;
e) In cazul documentelor sau mesajelor tratate drept factura in conformitate cu prevederile alin. (2), o referire specifica si clara la factura initiala si la detaliile specifice care se modifica.
Dupa cum se observa, numele-prenumele delegatului si mijlocul de transport nu mai constituie elemente obligatorii in completarea facturii la fel ca si semnatura si stampila furnizorului.
Avizul de insotire a marfii este un document financiar-contabil cu o utilizare complexa, care include in principal insotirea bunurilor expediate in diverse scopuri, pe timpul transportului acestora.
Conform O.M.F.P. nr. 2634/2015, care reglementeaz acest document contabil, avizul serveste ca:
– document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz
– document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz (in cazul bunurilor livrate in cadrul unei operatiuni de vanzare – cumparare, atunci cand furnizorul nu are posibilitatea de a emite factura, aceasta urmand sa fie intocmita ulterior);
– dispozitie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi entitati;
– document de primire în gestiune;
– document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit.
In toate situatiile este necesara mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.
Avizul de insotire a marfii este reglementat ca document cu regim special intern de tiparire si numerotare, prin urmare fiecare firma trebuie sa stabileasca o procedura interna privind numerotarea avizelor de insotire a marfii.
Ca si factura, un aviz de insotire a marfii intocmit corect trebuie sa cuprinda cateva informatii obligatorii, dupa cum urmeaza:
– seria si numarul avizului;
– data emiterii;
– datele de identificare ale furnizorului: denumire societate, adresa, CUI;
– datele de identificare ale cumparatorului: denumire societate, adresa, CUI;
– denumirea, cantitatea si pretul bunurilor livrate, dupa caz.
In concluzie, atat pentru facturi cat si pentru avizele de expeditie, numele-prenumele delegatului si mijlocul de transport nu mai constituie elemente obligatorii in completarea acestora la fel ca si semnatura si stampila furnizorului.
Sursa: Raspuns oferit de specialistii Portal Codul Fiscal, un proiect de consultanta specializata marca Rentrop&Straton – de Alina Georgiana Costache